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企業(yè)如何選擇圖文檔管理軟件對文檔進行統(tǒng)一化管理 

文檔是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)和經(jīng)營等活動的真實紀錄和知識積累。作為企業(yè)重要的知識資產(chǎn)，文檔資料在企業(yè)運營管理中，具有十分重要的作用。近年來，傳統(tǒng)企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)大潮的推動下，紛紛加快了企業(yè)信息化建設的步伐，而傳統(tǒng)的文檔管理模式已無法適應現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展需求，亟需引進先進的管理辦法與工具經(jīng)驗，促進企業(yè)信息化改革。

一、傳統(tǒng)企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀

文檔管理意識薄弱

多數(shù)傳統(tǒng)企業(yè)對文檔管理工作不重視，意識懈怠，文檔管理專業(yè)程度不夠。普遍存在文檔信息更新不及時，保存方式不合理，信息殘損缺失、數(shù)據(jù)不安全易泄漏等系列問題。一方面是文檔管理工作枯燥，員工缺少熱情，容易產(chǎn)生懈怠。另一方面是由于文檔管理工作不能快速促進業(yè)務改進或直接帶來收益，企業(yè)員工往往忽視其重要性。這些都影響著文檔管理工作的專業(yè)化進程。

文檔管理設備和技術落后

由于文檔管理工作缺少管理經(jīng)驗與先進工具支持,導致企業(yè)文檔管理整體落后。一些企業(yè)仍然采用共享文件夾和FTP服務器這樣的傳統(tǒng)文件管理方式，文件的安全性無法保障、文件被修改后無法存儲歷史版本、文件被刪除無法恢復導致文件的丟失等一系列問題與諸多安全隱患仍存在。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展與企業(yè)業(yè)務的深入，共享文件夾和FTP服務器已經(jīng)無法滿足日益增長的文件存儲、共享及應用需求。這個時候，企業(yè)及時引進一個高效專業(yè)的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，顯得迫切與關鍵。

二、企業(yè)文檔管理工作改進策略和方法

樹立現(xiàn)代化的文檔管理理念

思維策略決定執(zhí)行方式，在企業(yè)內(nèi)至上而下樹立現(xiàn)代化的文檔管理理念，提高全體員工對文檔管理工作的重視，是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理信息化革新的前提。只有改革傳統(tǒng)文檔管理觀念，實現(xiàn)思想轉變，才能自覺投入文檔管理工作，保持熱情，提高積極性。

搭建文檔管理平臺,提高辦公自動化水平

伴隨計算機技術的快速發(fā)展，越來越多的企業(yè)享受到了信息化改革的快捷便利。適時引進先進的信息化管理手段，搭建專業(yè)高效的企業(yè)文檔管理平臺是加快企業(yè)信息化建設，逐步提升管理效率的保障。作為國內(nèi)領先的文檔管理解決方案提供商，彩虹圖紙文檔管理軟件可以幫助企業(yè)解決文件存儲備份、分類管理、分享協(xié)作、版本管理、權限設置等需求，有助于提高員工的工作效率，降低企業(yè)的運營成本。

統(tǒng)一文檔管理標準，建立文檔管理制度

制定相應的文檔管理工作制度，對員工進行行為規(guī)范,可以有效提高文檔管理工作的效率。首先要對文檔管理工作體制進行改革，制定標準化的作業(yè)流程，確保文檔管理工作規(guī)范有序，科學合理。其次要加強對員工的培訓指導，熟練業(yè)務，提升員工的專業(yè)度，使得文檔管理工作變得規(guī)范、可控。

總結

在信息化背景下，企業(yè)文檔數(shù)據(jù)呈井噴式遞增。如何更安全地存儲管理海量的數(shù)據(jù)文件，如果更便捷地查找使用文檔資料，企業(yè)文檔管理工作的重要性日趨凸顯。

為了更好地釋放文檔價值，引進先進的文檔管理軟件與信息化系統(tǒng)工具，是企業(yè)擁抱信息化改革的明智選擇，科學管理文檔，提升辦公效率，為企業(yè)長遠發(fā)展更好護航。