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鹽城9001認證、大豐9001認證 

鹽城9001認證、大豐9001認證

    摘要：審核記錄是審核活動的一個重要組成部分，應予以足夠重視。針對公司近年來體系內部審核記錄中存在的問題及原因分析，根據個人工作經驗，總結歸納出一些簡單實用的審核記錄的原則和方法，以促進公司質量管理相關工作。
關鍵詞：現場審核 記錄
在質量管理體系審核中，現場審核記錄是收集審核證據并形成審核發現全過程的文字記載。必要時，審核記錄可為追溯提供事實依據，也可為下次審核方案的策劃提供參考，以保持審核的連續性，是審核案卷中最重要的一部分。
公司質量管理體系建立并運行已達7年，期間經歷了大大小小無數次的內外部審核，也培訓和煅練了很多質量體系內審員。審核記錄是審核員在現場審核中的一項基本工作，相信對所有內審員來說都不陌生。作為公司標準質量管理人員，我認為審核記錄的好壞，不僅直接關系到一次質量管理體系審核的質量，也體現了一名審核員把握現場審核的能力。那么如何做好現場審核記錄，提高審核質量呢？對此，我將自己在此項工作中的一些心得、經驗作了收集整理，以供大家參考。
一、公司質量管理體系審核記錄中普遍存在的問題
由于公司內審員都是兼職身分，平常各自工作繁忙，對質量審核工作接觸、了解不多，往往也就是在每年一次的公司質量管理體系內審中才會編制檢查表，記錄審核情況，因此難免會因不熟悉標準條款要求，現場取證經驗不足，在審核技巧或現場把握能力等方面存在一些問題。從公司近幾年質量體系內審的審核記錄來看，主要存在以下幾個方面的問題：
1、
記錄內容與標準條款要求有所偏離，不夠準確。如：5.5.3
“內部溝通”
的審核，常見記錄內容是“經常溝通，非常有效”。
2、
記錄內容有判斷無事實，即記錄中有明確的“符合要求”的結論，但無事實依據。如：7.3.2“設計和開發的輸入”的審核，記錄內容是“查07128S 07年黔西南農村電信用房工程設計，記錄完整。”該項目設計的開發輸入的內容是什么、是誰、什么時間輸入的不知道。又如：5.5.1“職責、權限的劃分”審核，記錄內容是“問XXX，回答正確。”答的是什么卻無從知曉，根本無法判定是否符合標準要求。
3、
記錄過于簡單，缺少實際內容，無法作為認證決定的依據。如：8.2.2“顧客滿意”的審核，記錄內容是“有采集記錄及分析結果，需提交公司領導。”又如：7.5.1“生產和服務提供的控制”審核，記錄內容是“查服務報告，無問題，顧客反饋情況較好。”
二、審核記錄的作用
根據國標中質量管理相關標準的闡述，審核記錄的作用可概括為記錄審核證據、記錄審核發現、為審核結論和認證決定提供支持依據三個方面。因此，要滿足以上要求，審核記錄應包括足夠的細節，使它能反映受審核方質量管理體系的運行情況，判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發現及其支持的證據和每個不符合的審核發現及其支持的證據，用以支持認證決定的判斷。
在審核工作中，按照每一次的審核計劃，審核總體時間是一定的，審核記錄占用時間的多少會直接影響到其它審核活動的時間用量。作為審核員，只有明確了審核記錄的作用，才能更好地把握審核記錄的詳略程度，從而找到審核記錄與其它審核活動的時間平衡點，切實提高現場審核的有效性和效率。
三、審核記錄的記錄原則
從審核記錄的作用，我們可知審核記錄應表述審核證據和審核發現。但審核證據如何界定？審核證據和審核發現又該記到什么程度呢？
在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關，但也有的信息與審核目的、范圍、準則無關，后者不是審核證據，前者如果未經證實也不是審核證據，凡是不屬于審核證據的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據和審核發現的記錄應堅持以下原則：
1、反映抽樣量。審核是通過適當的抽樣進行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產品實物、工作現場等。適當的抽樣，就是審核所獲得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。為表明抽樣量對審核結論和認證決定的支持，審核員在現場審核時應首先詢問抽樣對象在審核期內的總量，再根據3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細記錄，以明確反映審核抽樣的情況。
2、有可重現、可追溯性。證據的一個重要屬性是“真實”性，審核記錄所反映的審核證據必須是真實存在的，具有可重現性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。因此，審核員在現場審核中與員工、其他人面談時，要記下有關人員的姓名、所屬部門;審核文件、記錄時，要記下有關文件名稱、記錄的編號;檢查儀器、設備時，要記下有關儀器、設備的編碼/編號。
3、要適度簡明扼要。
實際審核經驗告訴我們，現場審核必須嚴格控制記錄的時間，以便能利用更多的時間來進行審核調查。如何做到“適度簡明扼要”，通過一個例子進行說明。
審核某部門正處于所審復核階段的某工程項目是否按規定進行了設計和開發的評審、驗證（GB/T19001-2000標準7.3.4、7.3.5條）。檢查該項目的所有《設計文件審核記錄》，一審、所審在規定時間內完成，《審核記錄》中有審核意見及復核，且內容互為關聯呼應，相關責任人簽字完備，評審、驗證結論為滿足要求，即審核發現是合格的。
在這種情況下，記錄該項目的名稱和設計編號，各階段/環節《設計文件審核記錄》的編號，責任人及相應時間即可，不必詳細記錄《設計文件審核記錄》中的各種數據、意見;如該部門不能提供相應階段的《設計文件審核記錄》，則構成不符合，審核記錄中要特別記錄該時間段;如該部門對此項目的評審、驗證未按公司相關規定要求進行，或《設計文件審核記錄》中有重要缺項、內容/數據不一致、審核未通過卻放行等，也構成不符合，應同時詳細記錄下相關事實、數據。
四、審核記錄的一些具體方法
在審核工作中，通常運用“問、查、看”的方式進行審核。對照不同方式，結合以往的審核經歷，我大致總結、歸納出一些通用的記錄方法。
（一
通過詢問、交談方式進行審核的記錄方法：
1、
記錄回答、交談者的姓名、職務和所屬部門（審核證據）;
2、
記錄回答問題的要點、主要內容（審核證據）;
3、
記錄對回答問題、交談內容的判斷結論（審核發現）。
例：問如何進行產品防護？相關職責及相應工作有哪些？
記錄：回答者XXX，市場部主任。產品防護一般分兩個階段，項目進行中的產品防護工作主要由各生產部門、項目組負責，要注意相關資料的保存、保密等。項目完成后的產品防護工作由市場部負責，主要是設計/咨詢文本的出版和分發，負責設計/咨詢文件的搬運、儲存、包裝等防護工作，并按規定完善交接手續，需郵寄的就作機要文件或特快專遞處理。符合公司《設計過程控制程序》、《各部門及各級各類人員職責》規定。
（二）
通過查閱方式進行審核的記錄方式：
1、記錄受審核人員姓名、職務和所屬部門（審核證據）;
2、記錄所抽查書面材料的名稱和編號（審核證據）;
3、記錄所抽查書面材料的數量;
4、記錄審核判斷結論（審核發現）。
例： 查公司2007年生產、服務提供工作開展、完成情況。
記錄：問市場部主任張XX，公司2007年《服務報告》共30份。抽查其中編號為GzcdcJL23 SCB07-03、08、09、015、012、020、021、026、030共9份《服務報告》記錄，其中SCB07-015， XXX部門XXX員工參加XXX建設單位XXX項目方案評審會，顧客XXX反饋意見為“不滿意”，市場部未能提供針對此份《服務報告》采取的原因分析及相應措施記錄。詳見不合格報告
（三）對產品進行審核的記錄：
1、記錄產品所處地點（審核證據）;
2、記錄產品特征標記（審核證據）;
3、記錄審核的判斷結論（審核發現）。
例：查05243S XX中醫院綜合大樓施工圖設計修改。
記錄：查05243S工程項目共有10次修改，其中2006.10.15.簽發的《設計修改通知單》 GzptiJL19 JZY-05243S-FJ05修改內容為“根據施工單位技術核定單所提內容，對XX中醫院綜合大樓施工中問題，作如下處理……”，現場未能提供修改內容中所提到的“施工單位技術核定單”。詳見不合格報告
（四）對過程進行審核的記錄方法：
1、記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務、資格（審核證據）;
2、記錄此過程工作/作業名稱（審核證據）;
3、記錄主要工作/作業內容（審核證據）;
4、記錄審核的判斷結論（審核發現）。
例：查XXX部門工程勘察工作是否符合公司相關規定。
記錄：抽查06074Y 遵義電信萬福橋小區模塊局新建設備安裝工程，《工程勘察記錄》GzptiJL11 SBS-06074Y，勘察地點：遵義，起止時間：2007.3.20-3.24.，勘察人員：朱XX、趙XX。勘察提綱于3.18.經部門負責人劉XX批準。勘察記錄、勘察匯報方案結論于3.24.經項目負責人朱XX、部門負責人劉XX批準通過。符合《勘察作業指導書》、《設計過程控制程序》、《崗位能力評定條件》規定。
總之，進行現場審核記錄時，審核員應根據具體環節和審核現場實際情況，靈活運用各種審核記錄方法，收集記錄有效信息。同時，做好現場審核記錄，提高現場審核質量，與審核員自身的語言表達、溝通、文字書寫能力也有一定關系。但我認為其中最關鍵的，還是審核員是否具有較高的工作責任心，是否重視審核記錄。我相信，只要每一個審核員都能重視做好審核記錄，不怕多寫多練，不斷努力提高自己的審核記錄水平，就能在審核過程中準確、公正、簡潔、清晰地記錄下所收集到的各種證據，使記錄真實可靠，提供符合要求的、可信的審核報告，圓滿完成每一次審核任務。

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