鄭州招商會策劃/鄭州招商會背景板租賃     

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在鄭州舉辦一個具有相當規模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環節諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學習、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關注到與會者一些意想不到的情況，比如突發的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發生的諸如發言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發事件呢？作為一個專業的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。 
一、 確立明確的目標
對任何一個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。
二、 完善信息的采集與分析  0371-655-28033 
     信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。
三、 追求不斷的創新
每一次會議都是對創新能力的挑戰，無論在內容或形式上，不斷的創新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。
四、 制定周密的計劃
無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經理墻壁上的裝飾。
五、 實施嚴格的現場管理
在進行現場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現場負責人需要有隨機應變的能力（參見14條）
六、 結束與細致的總結
成功的會議需要有創造性的規劃；積極的談判和交流的技巧；規范的操作和財務管理；優秀的包裝和系統的反饋。在會議結束后總結一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議計劃。
七、 爭取優秀，而不是完美
無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。
八、 了解會議涉及的行業
為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業，專業術語和行業整體趨勢等方面的內容。
九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂
保證合作的供應商提供高品質的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質，到最后損失最大的還是你自己。
十、 記住、顧客永遠是第一  0371--6552-8033 
你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！
十一、合理控制預算
要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。
十二、最大限度地使用技術
技術能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術，但是，必須記住不可用技術代替人與人之間的交流。（技術的運用參看“多媒體會議包裝”）
十三、清晰而明確的溝通 
清晰而明確的交流是整個項目成功的關鍵。想象你是一個與會者，不了解內部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內了解這一切呢？
十四、成熟的危機管理
針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來，然后逐一提出解決方案。
十五、提供足夠的價值
為了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產品發布會或經銷商會議---內容是關鍵，充實的內容將使價值在會議中得以體現。
行業會議一般是由行業協會或者是政府主管部門組織舉辦、行業協會會員或者該行業的有關企業參加的會議。
行業會議策劃的中心任務集中在三個方面：會議的主題、會議的議題和會議的籌備方案。會議的主題策劃在前面已有介紹，下面主要討論會議的議題和籌備方案。


企業有時為了情況、征求意見，或為了探討問題等，常常要召開座談會。座談會是一種很好的會議形式，它可以采用面對面交談或討論的形式。座談會的策劃應注意以下幾點：

(1)收集市場信息。為了使研討會研討的內容有的放矢，在準備舉辦研討會之前，會展企業要多方收集市場信息，對該行業作深入的研究，努力抓住行業熱點問題，為確定會議主題及方案提供翔實的資料。
(2)確定會議主題。會議主題一定要能緊緊把握時代脈搏，能切實反映該行業某一領域發展動態。會議主題是會議的靈魂，一個好的主題能對會議潛在的聽眾產生強大的號召力；相反，如果會議主題不能被會議潛在的聽眾所接受，會議將會名存實亡。0371--655-280-33 

(3)準備會議方案。會議方案是有關會議召開的具體實施計劃。會展企業要組織一個高水平的會議，會議實施計劃一定要做到詳盡周密、高效協作。孫晶晶     152-3800-7927
(4)邀請主講人員。會議主講人員對于會議的作用是非常重要的。因此，會展企業必須花費一定的精力來邀請自己所期望的主講人員到會。對于某主講人員負責演講的議題，會展企業至少應在會議開幕前的一個半月或更早的時間通知他們，以便其早作準備；要妥善安排主講人員的吃、住、行，對于一些重要的主講人員，要安排專人陪同；如果演講者或者聽眾中有持不同語言者，還要注意配備翻譯人員，如有可能，可以事先讓翻譯人員了解一些演講的內容，以便其在現場更好地翻譯。
(5)會議召開。當會議召開日期臨近時，會展企業要妥善安排和布置會場以迎接會議的召開。會展企業要落實會議召開的場地以及場地中電源、音響、投影儀、錄音錄像等相關設備，并備有后備的電源、音響等；要安排好會議現場的工作人員和技術設備維護人員，落實服務人員以及茶水的供應；保障會議現場的光電、溫度和通風處于正常狀態；制定會場紀律；組織專業人員對會議現場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門。以上各項準備工作就緒以后，就可以按照會議議程舉行會議了。
(6)會后總結。會議召開以后，會展企業要及時對會議籌備及舉辦過程中的經驗和教訓進行總結，以便下一次舉辦該會議時能使會議的水平得到進一步的改善和提高。
(7)會議危機管理方案。會議策劃應有危機管理方案，以便萬一出現突發危機事件時有應對辦法。會議危機管理方案包括兩部分的內容：一是針對突發事件的管理方案；二是會議備用方案，即針對一旦原會議策劃方案因故不能全部或部分實施而制定的替代方案。
(8)會議預算與贊助辦法。召開會議需要邀請一些國內外著名的專家、學者、企業領導人或者是行業主管部門的官員到會演講，還要租用會議場地，進行適當的會議現場布置，這些都需要一定的費用。對于會議所需要的各項費用，會展企業要事先做好預算，對各項費用的開支要心里有底，并安排必要的資金以使會議成功召開。0371-655-280-33 

          企業可以采用三種來籌集會議所需資金：第一，可以從展會收入中撥出一部分作為會議籌備資金，做到“以展養會，以會促展”；第二，可以向與會人員收取一定的會務費用；第三，可以尋求企業贊助。由于與會人員都是一些行內人士，如果會議舉辦出色，影響較大，很多企業是愿意贊助會議的。企業對會議的贊助可以有多種形式，如轉讓會議的冠名權、允許企業在會議的某些特定地方做廣告、允許贊助企業在會議期間作簡短發言以介紹自己的企業、讓企業贊助會議現場使用設備等。
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